Deze website maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

Artikel afbeelding

Het inrichten van jouw zakelijke administratie: zo doe je dat!

Ga je starten met je bedrijf? Je hebt een geweldig idee en wil het nu gaan uitvoeren. Dan zijn er een heleboel dingen die je zult gaan regelen. Allemaal heel leuk, maar je moet ook je administratie in gaan richten. Dat kan wel eens lastig zijn. Want hoe begin je nou?

Waarom administratie?

Wanneer je je administratie bijhoudt, krijg je na een bepaalde periode een beter inzicht in je financiële situatie. Daarnaast zul je ook trends en ontwikkelingen gaan zien. Zo kun je betere beslissingen maken, gebaseerd op je administratie. Maar een goede en overzichtelijke administratie geeft niet alleen een beter inzicht in je organisatie, het is ook verplicht door de Belastingdienst.

Start in ieder geval zo vroeg mogelijk met je zakelijke administratie. Wanneer je alles vanaf het begin al op orde hebt, is de kans kleiner dat je op een later moment het overzicht kwijt raakt. Bewaar gegevens van aankopen en verzamel kopieën van verzonden offertes en facturen.

De Belastingdienst

Een volledige administratie moet voldoen aan een aantal eisen van de Belastingdienst. Ten eerste moet je je administratie bewaren voor een periode van 7 jaar. Voor onroerende zaken dien je je administratie voor 10 jaar te bewaren. De gegevens die je moet bewaren zijn:

  • Debiteurenadministratie: alle door de klant nog niet voldane facturen aan het einde van een jaar
  • Crediteurenadministratie: alle betalingen die nog voldaan moeten worden aan leveranciers aan het einde van een jaar
  • Voorraadadministratie: de voorraad aan het einde van een jaar
  • Inkopen: alle inkopen in een jaar
  • Verkopen: alle verkopen in een jaar
  • Loonadministratie: wanneer je medewerkers in dienst hebt of jezelf uitbetaalt
  • Grootboek: een totaaloverzicht van alle gegevens

Zodra je je bij de Kamer van Koophandel hebt ingeschreven en je btw-plichtig bent. ontvang je een btw-nummer van de Belastingdienst. Vanaf dat moment moet je belasting afdragen, maar heb je ook recht op fiscale voordelen. Zo’n fiscaal voordeel is het urencriterium. Wanneer je meer dan 1225 uur per jaar aan je bedrijf hebt gewerkt kom je in aanmerking voor dit belastingvoordeel. Houd dus elke dag je urenregistratie goed bij en bewaar gegevens die wijzen op de uitvoering van jouw werkzaamheden.

Je administratie opzetten

Zorg ervoor dat je je zakelijke geldzaken gescheiden kunt houden van je privé geldzaken. Zo behoud je meteen het overzicht. Een goede stap is dan het openen van een zakelijke rekening.

Ook moet je zorgen dat je alle administratieve gegevens goed ordent. Sla de gegevens gecategoriseerd, op een plaats op. Maak de volgende dossiers aan en houd deze bij:

  • Facturen inkomend
  • Facturen verkoop
  • Banktransacties
  • Belastingdienst
  • Dossiers met contracten en overeenkomsten

Je kunt deze gegevens offline bewaren, maar het is beter om zo veel mogelijk online op te slaan. Zo raak je gegevens minder makkelijk kwijt, en is het ook makkelijker voor administratiekantoren om je te helpen met je administratie, wanneer dat nodig is.

Meer advies nodig? Of wil je je administratie deels of liever volledig uitbesteden? Dan kan een administratiekantoor jou verder helpen. Zo heb jij meer tijd over voor je onderneming!

Op July 25, 2018